De nada sirve vender más en tu negocio si el costo de entrega está mermando las ganancias; sucede que mover mercancía siempre implica gastos de todo tipo que deben ser vigilados de cerca, porque, de lo contrario, pueden afectar toda la operación de cualquier pyme. Como no queremos que sea tu caso, profundizaremos un poco más en el tema.
Es tiempo de analizar si tu logística actual está protegiendo tus márgenes o los está desgastando y sobre eso, saber cómo mantener el control y presupuestar cada trayecto, también medir el costo por envío y mejorar cada uno de tus recursos disponibles.
Toma nota de estos ocho consejos prácticos para organizar tu distribución y cuidar cada peso de tu negocio..
1. Establece un presupuesto para las entregas
Antes de organizar los envíos, identifica cuánto dinero puede destinar la empresa a las actividades de distribución siempre considerando gastos fijos.¿Cuáles son ellos? Todo lo referente a seguros, sueldos y arrendamientos
No dejes atrás costos variables como combustible, casetas, estacionamiento y servicios externos de transporte y también revisa el volumen de pedidos que esperas atender cada semana o mes.
Teniendo esta información, podrás definir un presupuesto realista y detectar cuándo los gastos comienzan a superar lo planeado.
2. Calcula cuánto cuesta cada entrega
Si estás teniendo buenas tarifas para cubrir la distribución, solo podrías determinarlas al momento de conocer el costo por entrega, por lo que es imprescindible calcularlo, solo suma los gastos asociados a los envíos durante un periodo y divide el total entre el número de entregas realizadas.
Si utilizas vehículos propios, incluye combustible, mantenimiento, salarios y una proporción de los costos fijos. Si trabajas con una empresa de mensajería o transporte, considera sus tarifas, los recargos por distancia y los cargos por entregas especiales.
También conviene comparar el costo por zona, tipo de producto y tamaño del pedido. Así podrás identificar qué entregas son más costosas y ajustar tus condiciones comerciales cuando sea necesario.
3. Organiza las rutas para reducir gastos
No puedes tener rutas mal planeadas porque eso puede generar kilómetros innecesarios, pero también mayor consumo de combustible y retrasos.
Lo mejor que puedes hacer es agrupar los pedidos por zonas geográficas para cumplir con recorridos que te permitan hacer varias entregas en un mismo viaje. Aun así, hay que considerar el tráfico, los horarios de recepción de los clientes, las restricciones de circulación y las condiciones de las carreteras.
No se trata únicamente de elegir la ruta más corta; trata siempre de ir por lo más eficiente según el tiempo, el costo y la cantidad de pedidos que debes completar.
4. Administra bien al personal y los vehículos
Cuando una pyme realiza sus propias entregas, necesita coordinar a los conductores, asignar responsabilidades y mantener los vehículos en condiciones adecuadas, así que siempre en tu administración incluye en el presupuesto los salarios, las prestaciones laborales, las horas extra y los gastos relacionados con la operación. También fija un calendario de mantenimiento que prevenga el riesgo de averías y de gastos inesperados.
Ahora bien, si la distribución está a cargo de terceros, revisa sus condiciones de servicio, tiempos de entrega y políticas de cobro, por eso es bueno comparar proveedores para equilibrar el precio y la calidad del servicio.
5. Define cuándo conviene contratar un servicio externo
Tener vehículos propios es mejor porque tienes más control sobre la distribución, pero sabemos que también implica asumir gastos de operación y mantenimiento.
Si contratas un proveedor externo, también adaptas la capacidad de entrega a la demanda sin tener que ampliar la flotilla.
Mira bien cuántos pedidos recibes, qué tan lejos debes distribuirlos y cuánto cuesta atenderlos con cada alternativa. En temporadas de alta demanda, por ejemplo, puede resultar conveniente combinar los vehículos propios con servicios externos.
6. Controla la facturación y los impuestos
Algo que puede quitar mucho tiempo y puede ser un problema en caso de hacerlo mal, es el correcto registro de facturación e impuestos. por eso es muy importante que tengas todas las facturas de combustible, mantenimiento, servicios de transporte y otros gastos relacionados con la actividad empresarial. Puedes apoyarte en herramientas como la calculadora de facturas de Facturama que te ayude a revisar importes o realizar cálculos relacionados con los comprobantes.
Si tienes todo en orden, te será muy fácil comparar los gastos reales con el presupuesto y detectar errores o cargos que necesiten aclaración.
7. Mantén en orden la documentación de los envíos
Así como hay que tener ordenadas las facturas, también hay documentación de transporte de mercancías que debes tener perfectamente actualizada; por ejemplo, el complemento Carta Porte, que en nuestro país debe utilizarse para validar el traslado de mercancías así como sus características más importantes de acuerdo a lo que exige la ley.
Al usar una plataforma para generar Carta Porte 3.1 facilitas completamente la elaboración de los comprobantes necesarios y ayudas a mantener organizada la información de los productos, el origen, el destino y los medios de transporte.
Antes de cada envío, verifica qué documentación necesitas según el tipo de operación y quién es responsable de emitirla.
- Revisa los resultados y ajusta el presupuesto
¿Crees que tu trabajo termina cuando el camión sale del almacén? La realidad, es que es ahí cuando empieza la otra parte de la estrategia, por lo que si no revisas qué pasó en el camino, es imposible saber si tus envíos siguen siendo rentables.
Haz mediciones de lo importante: ¿cuánto te costó en promedio cada entrega?, ¿qué porcentaje llegó a tiempo?, ¿cuántos kilómetros se recorrieron y cuánto gastaste por zona? Comparar estos datos reales con tu presupuesto inicial es la única forma de detectar fugas de dinero a tiempo.
¿Notaste que los costos se dispararon? Es momento de actuar e investigar si el problema fue el precio del combustible, rutas mal planeadas, alzas de tus proveedores o el abuso de las entregas urgentes.
Entregas eficientes, costos bajo control
Planear la distribución ayuda a las pymes a cumplir con sus clientes sin comprometer la rentabilidad. Al establecer un presupuesto, conocer el costo por entrega, optimizar las rutas y mantener la documentación en orden, es más sencillo identificar dónde se utiliza el dinero y qué procesos necesitan mejorar.
Necesitas revisar periódicamente los resultados y adaptar la estrategia al crecimiento del negocio. De esta manera, podrás ampliar tu capacidad de distribución sin perder de vista los costos que sostienen la operación.
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