Debido al ritmo tan acelerado del día a día, la automatización de procesos es algo que las pequeñas y medianas empresas valoran significativamente. Implementar un software contable, optimizará tiempo, reducirá márgenes de error y será un aliado a la hora de tomar decisiones estratégicas.
¿Te gustaría saber cuáles son los procesos en los que esta herramienta podría resultarte útil? A continuación, vamos a explicar 5 de ellos con los cuales tu negocio podrá beneficiarse e impulsarse hacia un mejor rendimiento.
1. Gestión y administración del catálogo de cuentas
Gracias a un sistema contable con funciones avanzadas, lograrás simplificar la creación, clasificación y mantenimiento de cuentas contables. ¿Te imaginas el poder manejar hasta 20 dígitos y 9 niveles de cuentas? Esto no representará ningún reto para un programa bien diseñado.
Al permitir la importación y exportación de datos en formatos accesibles como Microsoft Excel,
tendrás datos actualizados al instante sin involucrar tareas redundantes.
Por si fuera poco, también registrará cada movimiento de forma minuciosa, tanto de cuentas contables y contrapartida, esto con el objetivo de que tu equipo ya no pierda tiempo valioso en revisiones manuales durante cierres.
A través de un catálogo de cuentas administrado de modo correcto, gozarás de un mayor control, lo cual te dejará atender con rapidez cualquier requerimiento o consulta imprevista.
2. Control y análisis de centros de costos
Con un software contable, será sencillo identificar los costos asociados a distintos departamentos, proyectos o centros de costos, consiguiendo una generación eficaz de estados financieros detallados. Con dicha información, no se te complicará evaluar la rentabilidad de las áreas y tomarás decisiones tanto informadas, como conscientes.
Adicionalmente, con la clasificación automática de información en la captura de pólizas, se simplificará la contabilidad al brindar un seguimiento óptimo de los recursos financieros. A largo plazo, fomentará un nivel de organización puntual y dará pie a una gestión fiscal orientada a maximizar la operatividad.
3. Automatización de pólizas
Un sistema contable es práctico para la creación y gestión de pólizas, no obstante, igualmente es capaz de crear en automático movimientos contables basados en la lectura de CFDIs; con ello, se ahorrará tiempo y disminuirán los errores humanos a causa del ingreso manual de datos.
¿Sabes qué más es capaz de ofrecer la herramienta? Plantillas de pólizas inteligentes con personalización del desglose de impuestos, así como otros aspectos financieros, acorde a las necesidades de cada negocio.
Por otro lado, el uso de ajuste cambiario es otra ventaja que vale la pena destacar, en especial si te dedicas a operar con monedas extranjeras: al permitir un registro de las diferencias resultantes de las fluctuaciones de tasas de cambio, estarás con la seguridad de que todo se reflejará con exactitud, sin datos erróneos de por medio.
4. Tus obligaciones fiscales al día
Sabemos el peso que tiene esto para cualquier negocio, pero con un programa contable estarás a salvo. Mediante sus múltiples funcionalidades, podrás obtener documentos como la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT) y los archivos XML, necesarios para el buzón tributario del SAT.
Si las empresas acceden a automatizar tareas como las mencionadas, entonces no tendrán que temer ninguna posible sanción, ya que estarán cumpliendo puntualmente con sus obligaciones correspondientes, considerando en todo momento las regulaciones vigentes.
5. Gestión avanzada de CFDI
Con un buen software, la administración de los CFDI resultará sencilla y sin complicaciones. Serás capaz de descargar, verificar y organizarlos directamente desde el SAT, algo muy conveniente para saltarse el paso de la gestión manual de documentos, asunto que en la actualidad ya no es del todo funcional.
¿Pensabas que era todo? Es solo el comienzo. Algunos sistemas contables cuentan con filtros inteligentes de clasificación de CFDI o con la opción de crear automáticamente depósitos de documentos al momento de agregar una nueva empresa.
No olvides que es necesario llevar un correcto seguimiento de los comprobantes fiscales, tanto para mantener la conformidad con la autoridad fiscal, como para agilizar procesos de auditoría.
Como te habrás podido dar cuenta, la automatización en procesos contables tienen el poder de hacer que una empresa, pequeña o grande, haga despegar su rendimiento y rentabilidad.
¿Buscas un sistema de contabilidad? Aspel COI es la solución. Te beneficiarás con todas las funcionalidades que abordamos a lo largo de la nota y llevarás tus procesos a otro nivel, mientras te posicionas como una opción competitiva dentro del mercado actual.
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