Buenas prácticas para la gestión de documentos en un entorno de trabajo a distancia

Las oficinas sin papeles se convirtieron en una gran tendencia en 2020, cuando COVID-19 cerró sus oficinas. Incluso cuatro años después, las empresas experimentan con el formato y cada vez son más las que recurren a tipos de trabajo digitales. Cuando cada empleado trabaja a distancia, la gestión documental y el almacenamiento de datos se complican. Vea las mejores prácticas para organizar la documentación en empresas remotas. 

Paso 1. Digitalizar los documentos existentes

Lo más probable es que ya tengas un montón de papeles: acuerdos, informes, cifras, lluvias de ideas, etc. Antes de pasarlos a formato digital, digitaliza los papeles que tengas. Utiliza sistemas de escaneado y no olvides revisar el contenido. Probablemente, te desharás de papeles innecesarios y reducirás el almacenamiento. 

Antes del proceso, decide una estructura aproximada. Escanee los archivos por orden cronológico o por departamentos. Otra opción es encomendar tareas a cada departamento por separado. Escanee los papeles y súbelos al mismo almacén. 

Paso 2. Convierta los archivos a un formato universal

En el entorno del teletrabajo, los documentos se comparten y cambian constantemente. Al pasar por varios chats, un documento WORD y Excel perderá formato, fuentes y otros elementos. Las imágenes como JPG y PNG pierden calidad.

La mayoría de las empresas eligen el formato de archivo PDF como la mejor forma de almacenar documentos. Estos archivos conservan el formato, no pierden calidad al compartirlos y pueden protegerse con contraseñas. Con PDF Guru, un conversor PDF en línea, puedes transformar documentos fácilmente:

• Selecciona «pasar documento a PDF» y un formato de origen. 
• Sube tu archivo al servidor para transformar a PDF. 
• Espera a la conversión y descarga el resultado final. 

Dentro de la herramienta, también puedes combinar varios documentos en uno, organizar su orden y modificar documentos PDF existentes. 

Paso 3. Utilizar sistemas de almacenamiento en la nube

El sistema de gestión documental debe estar disponible para todos los miembros del equipo para que puedan acceder a él y compartirlo fácilmente. Entre los programas para aficionados, considera Google Drive:

1. Crea una cuenta corporativa de Google. 
2. Suscríbete para comprar el volumen de almacenamiento. 
3. Sube tus archivos PDF y otros documentos en carpetas para crear una estructura cómoda. 

Google Drive permite comentar los archivos y configurar el acceso: ver, comentar o editar. Para las grandes empresas, los expertos recomiendan las salas de datos profesionales. Este software funciona de forma similar a Google Drive, pero ofrece una mejor protección y mayores capacidades de organización.

Paso 4. Establecer una plataforma de comunicación cómoda

La gestión de la documentación implica cambios constantes y edición en línea. Navegando por el papeleo a través de aplicaciones de mensajería y correos electrónicos, se corre el riesgo de perder datos importantes. En su lugar, utilice herramientas para la edición colaborativa:

• Notion permite crear un entorno digital con calendarios, enlaces, listas de tareas y otros métodos de organización. Utilizando enlaces incrustados, añade documentos desde el almacenamiento en la nube y trabaja con ellos de forma conjunta.
• Trello y Asana son herramientas de colaboración, centradas en el seguimiento del progreso. Añade a los miembros del equipo y crea tareas con descripciones, enlaces y secciones de comentarios. Puedes compartir los trabajos y los enlaces a los documentos dentro de los servicios. También son compatibles con el formato de archivo transformar a PDF.

Las empresas, relacionadas con los servicios al cliente, utilizan sistemas CRM para la comunicación. Aquí se almacenan los datos de los clientes y se colabora con los miembros del equipo. Guarde archivos PDF, coméntalos y compártelos sin perder calidad.

Paso 5. Adopte el método de los metadatos

Cuanto más tiempo trabajas, más archivos almacenas. Las empresas con una larga trayectoria utilizan el método de metadatos para encontrar y estructurar archivos. Cuando añadas archivos al almacenamiento, completarlos con etiquetas y palabras clave:

• fecha de creación;
• tema;
• departamento (ventas, marketing, atención al cliente, etc.);
• categoría del archivo.

Más adelante, podrás utilizar los metadatos con varios fines. En primer lugar, es la forma más fácil de encontrar el documento a través de la barra de búsqueda. En segundo lugar, puede suavizar los archivos por etiquetas y recibir secciones, donde todos los archivos de la misma etiqueta están conectados. Si usted planea la reorganización, las etiquetas meta hacer el proceso mucho más rápido. 

Paso 6. Comprimir y crear archivos

Puede dividir todos los datos en dos categorías: archivos en uso activo y documentos «pasivos». La segunda sección incluye contratos e informes antiguos, cifras obsoletas y otra información técnica. Estos archivos deben almacenarse, pero no los abrirás en los próximos meses o incluso años. 

Los montones de datos antiguos ocupan demasiado espacio y confunden a los empleados. En lugar de este tipo de carpetas y ficheros, cree archivos y comprimirlos con herramientas externas. Por ejemplo, reúna archivos del mismo año, clasifíquelos en carpetas y cree un archivo sólido. Los documentos en formatos RAR y ZIP son varias veces más pequeños que los archivos originales.

Reflexiones finales

El software actual permite compartir, almacenar y cambiar papeles sin necesidad de imprimirlos. Para una empresa, las oficinas sin papeles son mucho más baratas. Además, es una forma de reducir la huella de carbono y contribuir a la sostenibilidad. Experimenta con la conversión de archivos para pasar documento a PDF, la organización de papeles en línea y las herramientas para el trabajo colaborativo.