Para el desarrollo productivo de las empresas es necesario tener control sobre todas las etapas de producción, contabilidad, planificación de producción, materiales, etc. Esto permitirá a la empresa responder más rápidamente a los factores cambiantes y adaptarse a la situación de manera rápida y oportuna.
El software de SAP es uno de los medios que se utilizan en todo el mundo para lograr la automatización empresarial, pero siempre es importante contratar una empresa consultora especialista en el tema para que nos sirva de guía al momento de hacer la instalación y uso de este ERP.
Cómo funciona SAP
En el mercado mexicano compiten varios programas de contabilidad y finanzas, venta y distribución, planificación y producción, entre otros; algunos de los cuales no requieren habilidades y conocimientos especiales y son básicos y fáciles de usar (Microsoft Office Word, Excel), y otros requieren un especialista, pero la mayoría de ellos trabaja procesos individuales.
El programa SAP acelera el procesamiento de datos englobando toda la información de la empresa e indica el rumbo óptimo en el que debe enfocarse, pero el programa no es productivo si la estructura de la empresa no está delimitada o si sus componentes están mal interconectados.
Es muy importante tener una buena estructura organizacional desde un inicio para echar a andar cualquier tipo de sistema que ayude a la gestión de procesos.
¿Para qué sirve SAP en tu empresa?
Los creadores del programa se especializan en ayudar a las empresas a cumplir con requerimientos básicos y, gestionar y proporcionar la información requerida de la compañía, por lo que el programador puede personalizar completamente SAP de manera individual para las necesidades de cada institución.
Cada empresa tiene necesidades específicas, y muy diferentes unas con otras. Por esa razón existen varias versiones SAP que se adaptan fácilmente tanto a pequeñas como medianas y grandes empresas trasnacionales.
La versión SAP recomendada para PYMES es el sistema SAP Business ONE, muy fácil de usar, intuitiva, flexible y fácil de adaptarse a los cambios que vaya teniendo la empresa respecto a su crecimiento o estructura en el modelo de negocio.
En México, Xamai es un SAP gold partner que ha llevado de la mano más de 1300 casos de éxito empresarial que han crecido y han tenido adaptaciones a lo largo de 20 años en la integración y consultoría de SAP tanto para PYMES como para grandes industrias con presencia global.
Ventajas y desventajas del paquete de software.
Queremos centrarnos específicamente en las ventajas que ofrece el sistema SAP Business ONE para las PYMES que lo implementan:
- Hace una integración y estandarización de la información que hay en una empresa; de esta manera todas las áreas podrán compartir datos entre sí de manera rápida, eficaz y unificada.
- Controla y maneja los inventarios más fácilmente que con cualquier otro sistema. Su eficacia en reportes de mercancía (tanto para entradas como para salidas) permite tener un mejor control de todo lo que entra y sale de la empresa.
- Los presupuestos tienen un mejor control y se puede tener una visión más amplia de la rentabilidad de la empresa, así como la productividad que tiene durante cada periodo.
- Análisis de información en tiempo real, datos fiables al instante para mejor toma de decisiones.
- Relacionado con el tema anterior, SAP te ayudará a tener una mejor gestión en lo referente a la cadena de suministros, además se pueden ver indicadores clave de una manera más clara que permiten mejores decisiones en conjunto.
- Accesibilidad de poder verificar datos desde cualquier lugar, incluso desde cualquier teléfono móvil o tableta.
- Al tener el control de todo lo anterior, la rentabilidad de la empresa se incrementa y tiene mayor proyección de crecimiento.
Las desventajas incluyen:
- Alto costo.
El coste de instalación e implementación puede resultar elevado. Además, es necesario capacitar a los empleados y adaptar el programa a las necesidades de la empresa y eso también representa un gasto.
- Requiere asesoría de implementación.
Es necesario contratar a una empresa consultora especialista en SAP para que realice la implementación del software y realice la detección de las necesidades específicas para cada módulo. Esto da lugar a la siguiente desventaja.
- Demanda un proceso tardado para un funcionamiento al 100%
Tener un SAP trabajando en su totalidad es un proceso lento y dependerá mucho de la organización que tenga la empresa. Cada módulo deberá ser trabajado y adecuado a la perfección para que funcione como debe ser.
- Actualizaciones frecuentes
Como cualquier software, SAP debe actualizarse cada cierto tiempo para implementar las mejoras continuas que ayudarán a la empresa a tener mayor seguridad, ampliar capacidad, mejorar funciones y, como es evidente, cada actualización tiene un coste a cubrir.
Incluso después de ver las desventajas de tener SAP en tu empresa, la balanza se inclina hacia las ventajas de invertir en este software que tiene un retorno de inversión asegurado. Al tener un buen control de toda tu empresa, de cada departamento, de cada información; los pasos que se darán están orientados siempre al éxito y el crecimiento de tu negocio
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