Conceptos generales en curso de Excel básico

Excel es una de las herramientas más utilizadas en el mundo laboral y académico, ya que permite realizar cálculos, análisis, gráficos y otras operaciones con datos de forma rápida y sencilla. Sin embargo, para aprovechar al máximo sus funcionalidades, es necesario tener unos conocimientos sobre los Conceptos generales en curso de Excel básico.

Por ello, a continuación, explicaremos los conceptos generales que debes saber si quieres iniciar un curso de Excel básico y mejorar tus habilidades con esta hoja de cálculo.

¿Qué es Excel y para qué sirve?

Excel es un programa informático que forma parte del paquete de Microsoft Office, junto con otras aplicaciones como Word, PowerPoint o Outlook. Este se caracteriza por tener una interfaz formada por una rejilla de celdas, donde se pueden introducir valores, textos, fórmulas y funciones. 

Cada celda se identifica por una letra y un número, que indican su columna y su fila, respectivamente. Por ejemplo, la celda A1 es la que está en la esquina superior izquierda de la hoja.

Una de las ventajas de Excel es que permite realizar operaciones matemáticas y lógicas con los datos de las celdas, utilizando fórmulas y funciones. En este sentido, una fórmula es una expresión que empieza por el signo igual (=) y que contiene operadores, referencias a celdas y valores constantes. 

Por ejemplo, la fórmula =A1+A2 suma los valores de las celdas A1 y A2. Po otro lado, una función es una fórmula predefinida que realiza un cálculo específico, como, por ejemplo, la media, la suma, el máximo, el mínimo, etc. Por ejemplo, la función =SUMA(A1:A10) suma los valores de las celdas desde A1 hasta A10.

Hojas y los libros de Excel: ¿Qué son?

Este es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo y cada una de estas es una página donde se pueden introducir y manipular los datos. Por defecto, un libro de Excel tiene tres hojas, pero se pueden añadir o eliminar según se necesite. 

Para cambiar de una hoja a otra, solo hay que hacer clic en las pestañas que aparecen en la parte inferior de la ventana de Excel. Además, para renombrar, insertar o eliminar una hoja, hay que hacer clic derecho sobre la pestaña y elegir la opción correspondiente.

Un libro de Excel se puede guardar en diferentes formatos, según el tipo de datos que contenga y la compatibilidad que se quiera tener con otras versiones o programas. Pero, el formato más común es el .xlsx, que es el que se utiliza por defecto en Excel 2007 y posteriores. 

Otros formatos son el .xls, que se utiliza en Excel 2003 y anteriores, el .csv, que solo guarda los valores separados por comas, el .pdf, que guarda el libro como un documento no editable, etc.

Tablas de Excel: ¿Qué son y cómo se crean?

Una tabla de Excel es un conjunto de datos organizados en filas y columnas, que tienen un formato y unas características especiales. Estas permiten ordenar, filtrar, resumir y analizar los datos de forma más fácil y rápida. 

Para crear una tabla de Excel, solo hay que seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y hacer clic en la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, y luego en el botón Tabla. A continuación, se abre un cuadro de diálogo donde se puede confirmar el rango de datos y si tiene o no encabezados. Es decir, los encabezados son los nombres de las columnas, que se utilizan para identificar los datos.

Una vez creada la tabla, se puede modificar su diseño, su formato y sus opciones desde la pestaña Herramientas de tabla, que aparece cuando se selecciona alguna celda de la tabla. Desde esta pestaña, se puede cambiar el nombre de la tabla, el estilo, el color, las líneas, etc. 

También se puede activar o desactivar el total de la tabla, que es una fila que muestra el resultado de una función aplicada a cada columna. Por ejemplo, se puede mostrar la suma, el promedio, el máximo, el mínimo, etc.

¿Qué son los filtros de Excel y cómo se aplican?

Son una herramienta que permite ocultar las filas que no cumplen con ciertos criterios, para mostrar solo las que sí los cumplen. Además, estos se pueden aplicar tanto a las tablas como a los rangos de celdas normales. 

Para aplicar un filtro, solo hay que seleccionar el rango de datos y hacer clic en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, y luego en el botón Filtro. A continuación, se muestran unas flechas en los encabezados de las columnas, que se pueden desplegar para elegir los criterios de filtrado. Por ejemplo, se puede filtrar por valores, por texto, por números, por fechas, por colores, etc.

Para quitar un filtro, solo hay que hacer clic en la misma flecha y elegir la opción Borrar filtro. Para quitar todos los filtros, hay que hacer clic en el botón Filtro de nuevo.

Tablas dinámicas de Excel: ¿Qué son y cómo se crean?

Son una herramienta que permite resumir, agrupar y analizar los datos de una tabla o de un rango de celdas, de forma interactiva y personalizada. Estas las puedes crear a partir de los datos de Excel o de otras fuentes externas, como, por ejemplo, bases de datos, archivos de texto, páginas web, etc. 

Para crear una tabla dinámica, solo hay que seleccionar el rango de datos y hacer clic en la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, y luego en el botón Tabla dinámica. De esta manera, se abrirá un cuadro de diálogo donde se puede elegir la ubicación de la tabla dinámica, que puede ser en una nueva hoja o en la misma hoja.

Una vez creada la tabla dinámica, se puede modificar su estructura, su diseño y sus opciones desde la pestaña Herramientas de tabla dinámica, que aparece cuando se selecciona alguna celda. Desde esta pestaña, se puede cambiar el nombre, el estilo, el formato, el diseño, etc. 

También se puede acceder al panel de campos de la tabla dinámica, que es donde se puede arrastrar y soltar los campos de los datos para definir las filas, las columnas, los valores y los filtros de la tabla dinámica.