¿Cómo hacer el inventario de un bar?

Hacer el inventario siempre es una de las tareas más temidas, incluso si se trata del inventario de un bar. Este proceso podría resultar largo y tedioso, con muchas noches en el almacén y diferentes miembros del equipo involucrados, pero siempre existe una forma de lograr esta tarea de una forma mucho más sencilla.

Para llevar a cabo esta tarea existen diferentes herramientas: la más sencilla es usar un software para restaurantes en México, si tienes un poco más de tiempo y experiencia puedes experimentar con una hoja de Excel, así como también podrías usar el método tradicional del papel y una pluma. Lo importante es reconocer que este proceso es crucial para lograr el rendimiento del bar.

¿Cómo calcular el inventario usado durante un tiempo específico?

Hay varias maneras de conocer el inventario que fue usado, pero el método básico para calcular el inventario debe tener en cuenta lo siguiente:

• Existencia que se tenía en el bar al comienzo del período del inventario.
• Cuánto se tiene en existencia al final del período.
• Cuánto se compró o recibió durante el período.

Ya que se tengan estos datos se puede aplicar la siguiente forma para poder determinar el inventario que se usó:

Inventario utilizado= (Inventario inicial + Inventario comprado) – Inventario final

Cuando se habla del inventario usado se hace referencia a los productos que ya no se encuentran en el almacén porque fueron vendidos, usados para cortesías, derramados o robados. Cuando esto se conoce se puede hacer una comparación con las ventas que se tuvieron durante ese mismo período del inventario. Lo que te permitirá saber las ganancias reales obtenidas.

Consejos para armar un inventario

Ahora sigamos con algunas de las recomendaciones básicas que se deben tener en cuenta al hacer un inventario:

• Cuenta siempre de la misma forma: si empezaste a contar de izquierda a derecha, siempre deberás contar de esta forma.
• Que tus períodos del inventario sean consistente: esto quiere decir si son semanales, quincenales o mensuales.
• Encuentra el método que te funcione: hay quienes tienen una persona gritando los nombres de licor, mientras otro toma los apuntes. Esto varía, lo importante es que consigas el mejor método para ti.
• Hazlo cuando la barra esté cerrada: cuando se hace el inventario no se quiere que ningún producto entre o salga cuando se está en pleno conteo, por eso es importante que la barra esté cerrada.
• Capacita a tu personal para el inventario: este punto incluye instruirlo en los problemas específicos a los que tienen que estar atentos, a que se registren los derrames, roturas, etc.

Paso a paso del inventario

Para este inventario imaginario supongamos que el local cuenta con una barra al frente, una trasera, un refrigerador y un almacén. A continuación, revisamos el paso a paso para consolidar el inventario:

1. Lo primero será crear un documento Excel. En caso de usar este método asegúrate que la hoja de cálculo te resulte fácil de usar, tanto para ti como para tus empleados.
2. Organiza el archivo de Excel por cada zona y producto. Esto se debe hacer para que el inventario del bar esté correcto, es recomendable que organices la hoja de acuerdo a cómo expones el alcohol que hay en la barra de tu bar.
3. Comienza el inventario por la barra principal. Cuenta las botellas en la forma en la que están ubicadas, de ser necesario la puedes filtrar alfabéticamente cuando ya la hayas terminado.
4. Incluye en tu inventario: tipo de alcohol, marca, tamaño de botella, ubicación del producto.